Unngå å gå på en smell med dyre møter: dette bør du gjøre for å holde effektive møter

37 milliarder dollar – eller rundt 330 milliarder kroner:

Ifølge en gruppe forskere ledet av den anerkjente professoren Steven Rogelberg fra University of North Carolina er dette den absurde summen som går tapt hvert år fordi virksomheter i USA har en ineffektiv møtekultur.

Har norske arbeidsplasser et lignende problem?

Undersøkelser tyder dessverre på at svaret er ja. I 2010 ble det for eksempel anslått at det danske næringslivet årlig kastet bort millioner av kroner på møter, og møtekulturen vår har neppe blitt bedre siden den gang. I 2019 viste en undersøkelse at 80 prosent av medlemmene i den danske fagforeningen for handel og kontor, HK, kaster bort tid på faste møter hver uke.

Hvordan kan ineffektive møter utgjøre en millionkostnad for danske virksomheter?

For å lære mer om både ineffektiv og effektiv møtekultur har vi slått av en prat med Line Ullmann. Hun underviser i effektive møter på Teknologisk Institut i Danmark og har lært både offentlige og private virksomheter hvordan man skaper en bedre møtekultur.

Ullmann tror ikke at medarbeiderne sløser bort møtetiden med vilje. På den annen side har hun et klart inntrykk av at en gjennomsnittlig dansk medarbeider i dag deltar på flere møter enn tidligere.

En økende andel av danske arbeidsplasser er kunnskapsarbeidsplasser, og det grunnleggende formålet med møter er deling og innsamling av kunnskap. Mer kunnskap skaper flere møter, og dermed også en økt risiko for ineffektive møter.

– Når jeg snakker med medarbeidere i virksomhetene i landet, er det ingen tvil: Mange opplever at møter sakte, men sikkert tar over kalenderen. Det er en utfordring, for vi får ikke nødvendigvis mer tid til å forberede oss til alle møtene. Vi har en følelse av at møtekulturen ikke fungerer optimalt, men samtidig er det ikke tid til å vurdere hvordan vi kan holde møtene på en mer effektiv måte, sier Ullmann.

Hva gjør jeg egentlig her?

Det er selvfølgelig nærliggende å be om et råd eller to, og høre hva Ullmann forteller virksomheter og andre store aktører når de spør om hennes hjelp til å holde bedre møter.

Før vi kommer så langt, skal vi imidlertid ta en nærmere kikk på det dårlige møtet. Det er her problemet ligger. Nøyaktig hva er det som går galt, når et møte ikke fungerer?

– Det som kjennetegner et effektivt møte, er at mesteparten av innholdet er relevant for de fleste av deltakerne. Ellers er ikke møtet effektivt. Det er dette som ofte går galt. Vi deltar på et møte, men det er egentlig bare ett eller to punkter på dagsorden som angår oss. Du begynner å spørre deg selv: «Hva gjør jeg her?» Kanskje du skriver en e-post i stedet for å følge med på møtet. Det er egentlig et forsøk på å bruke tiden din effektivt. Resultatet er dessverre at du ikke får noe ut av møtet, du bidrar ikke, og du skriver sannsynligvis ikke en særlig god e-post, siden du prøver å multitaske, sier Ullmann.

Når møtedeltakerne bytter fokus, får det en negativ effekt på alle parter, selv om intensjonen er god nok. Det handler om ikke-verbal kommunikasjon. Møtedeltakeren som har ordet, ser og føler selvfølgelig at interessen i lokalet daler.

Vedkommende blir usikker og kan til og med selv begynne å pusle med egne ting når neste møtedeltaker får ordet – ikke som hevn, men fordi en utpreget selektiv oppmerksomhet blir en integrert del av møtekulturen.

En plan for effektive møter

Møtedeltakerne har fått for lite tid til forberedelser, de er uoppmerksomme og ikke engasjerte nok i store deler av møtet: Dette er i korte trekk oppskriften på en ineffektiv møtekultur. Nå er spørsmålet: «Hvordan kan virksomheter få møtekulturen tilbake på rett kjøl?»

– Først bør vi bli enige om at vi ikke innkaller til noe møte, med mindre vi har et helt soleklart formål med det. Her er det viktig å vite forskjellen på formål og prosess og på sterke og svake møteformål. Det er for eksempel ikke et møteformål å skulle drøfte noe – det er et eksempel på et svakt møtemål som fungerer dårlig når møtet skal ledes, sier Ullmann.

Et sterkt møteformål kan for eksempel være å prioritere begrensede ressurser, vedta en konkret handlingsplan eller utvikle ideer til løsning av en konkret oppgave. Det skal være et konkret resultat av møtet, et produkt.

Et konkret møteformål kan også være at en gruppe mennesker skal forlate møtet med et nytt kunnskapsnivå eller en følelse av felles enighet og motivasjon. Det kommer kanskje ikke et konkret fysisk produkt ut av møtet, men det er klart hva deltakerne skal oppnå med det.

– Vi må unngå svake møtemål som for eksempel «Vi møtes for å diskutere synkende salgstall», og i stedet formulere sterke møtemål som «Vi møtes for å avtale fem tiltak som kan øke det synkende salget», sier Ullmann.

Hvem skal være med på et effektivt møte?

Et annet viktig prinsipp dreier seg om møtedeltakerne. Det skal nemlig helst være slik at medarbeiderne som deltar, bruker møtetiden effektivt fra begynnelse til slutt.

– Jeg vil absolutt anbefale virksomheter å bli mer bevisste på hvem som blir innkalt til møter. Deltakerne skal bidra med noe konkret eller ha et konkret utbytte av hele møtetiden. Hvis det bare er veldig hyggelig at en bestemt deltaker er med, kan han eller hun sannsynligvis bruke tiden sin bedre på noe annet, sier Ullmann.

Møteinnkallingen kan med fordel omfatte en kort beskrivelse av de ulike deltakernes bidrag til møtet. Hvem bidrar med hva og når? En annen ting er at møtedeltakere godt kan forlate et møte underveis; det er ikke noe problem, så lenge de har løst oppgaven sin på møtet.

Fysiske rammer og ingen møter i det hele tatt

En effektiv møtekultur handler særlig om to ting:

• Hold bare møter som har et klart formål.
• Inviter bare de deltakerne som skal bidra med eller motta informasjon. La deltagerne forlate møtet når oppgaven deres er løst.

Vi avslutter intervjuet med å spørre om den nærmeste fremtiden. Hva tror Ullmann blir en av de viktigste trendene innen effektiv møtekultur?

– Jeg tror en av de store trendene vil være «nudging»: å fremme en mer effektiv møtekultur i stedet for å lage en masse regler. Det handler om å skape rammer, både digitalt og fysisk, som hjelper medarbeiderne med å oppnå effektiv møtetid, sier Ullmann.

Som eksempel nevner hun to svært håndfaste typer «nudge» – en digital og en fysisk:

• Tilpassing av standard møtelengder. Mange digitale kalendersystemer har en halv og en hel time som standard møtelengder. Som en konsekvens risikerer medarbeidere forsinkelser når de har to eller flere møter etter hverandre. Derfor bør dere endre standard møtelengder i kalendersystemet til henholdsvis 20 og 50 minutter. Slik får medarbeiderne en buffer på ti minutter til å komme seg fra ett møte til det neste. Det reduserer forsinkelser og øker dermed møteeffektiviteten.
• Ut med stoler og bord. Denne er enda enklere: Dere skal ganske enkelt fjerne stoler og bord fra møtelokalene – ikke fra samtlige møtelokaler, og kanskje ikke hele tiden, men av og til. Et møterom uten stoler og bord oppmuntrer til mer effektiv bruk av møtetiden.

Hvis medarbeiderne er i tvil om gulroten, kan de bare ta en titt på det danske selskapet IHH Nordic. De har innført fire dagers arbeidsuke. Hvordan er det mulig? Blant annet ved å redusere tidsforbruket på møter og forbedre kvaliteten på møtene.

Et annet tankevekkende eksempel er det danske programvareselskapet Systematic, som i begynnelsen av 2020 bestemte seg for å slette alle møter i kalenderen. – Vi måtte rett og slett tenke utenfor boksen og gjøre noe drastisk med møtene, forklarte direktøren. Nå skal selskapets møter være stående, de skal ikke vare mer enn 30 minutter, og det skal være maksimalt fem deltagere.

Det skjer altså mye spennende innenfor effektiv møtekultur i det danske næringslivet. Det viktigste er at du stiller deg spørsmålet om virksomheten din bruker møtetiden godt nok.