4 mødetyper: få succes med mødeplanlægning til enhver arbejdssituation

Hvad er kardinalsynd nummer et i forhold til effektiv mødetid på danske arbejdspladser? Forsinkelser og mangel på forberedelsestid er utvivlsomt blandt de største. Men den værste er i virkeligheden en helt tredje: Fraværet af et klart mødeformål.

Stort set alle deltagere kender til det overordnede tema, når de sætter sig til rette i mødelokalet. Salg. Økonomi. Rekruttering. En specifik kunde eller strategi.
Deltagerne kan nemt sætte en overskrift på mødet. Det er bare ikke det samme som at kende til mødets formål.

Et møde er bare et møde-mentaliteten

Hvad er konsekvensen ved utydelige mødeformål? Simpelthen at mødeeffektiviteten daler.

Det kan Arne Stentoft bekræfte.

Han er certificeret facilitator hos Potentialehuset, som rådgiver kommuner, regioner og andre store organisationer i mødeledelse og teamudvikling m.m. Københavns Kommune, KL og PostNord er blandt de over 300 organisationer, som Potentialehuset har arbejdet for.

Ifølge Arne Stentoft er fraværet af et tydeligt formål en tilbagevendende mødedræber på landets arbejdspladser.

“Et klart formål er utroligt centralt for effektiviteten af et møde. Alle deltagerne skal vide præcist, hvorfor de mødes, og hvad de skal have ud af mødet. Men det er helt klart en af de ting, der nogle gange halter‚« siger Arne Stentoft.

Han oplever, at bevidstheden omkring, hvor forskelligartede formålene kan være, og hvilke succeskriterier de forskellige formål indebærer, går tabt i hverdagens travlhed. Forståeligt nok i øvrigt.

“I mange organisationer er et møde bare et møde. Vi gør som vi altid har gjort, og der er ikke nogen udtalt forskel på mødetyperne. Det er ret udbredt. Omvendt kan jeg også se, at når organisationer begynder at tænke i forskellige mødetyper, og hvad de konkret skal føre til, får de meget mere ud af deres mødetid, end de gjorde tidligere” siger Arne Stentoft.

De fire store mødetyper

For at få mest muligt af vores mødetid skal vi i denne artikel se nærmere på de fire mest udbredte mødetyper:

• Informationsmødet
• Idemødet
• Problemløsningsmødet
• Beslutningsmødet

Når du har læst artiklen, ved du i hvilke situationer, de enkelte mødetyper slår til, og hvordan både mødeleder og mødedeltager forbereder sig til et produktivt møde.

Informationsmødet

Formål

Informationsmødet skal hæve vidensniveauet hos mødedeltagerne

Mødelederens rolle

• Forberede dagsordenen
• Identificere hvem af mødedeltagerne, der skal dele informationer til mødet og på hvilke områder
• Informer den enkelte mødedeltager om vedkommendes bidrag til mødet, og hvor lang tid vedkommende har til rådighed til mødet
• Facilitere spørgerunde til selve mødet. Spørgerunden må ikke udvikle sig til en diskussion. Diskussion hører ikke til på et informationsmøde
• Udlevere relevant materiale til deltagernes forberedelse

Mødedeltagernes rolle

• Forberede præsentation af informationer
• Forberede sig på at modtage informationer og eventuelt stille spørgsmål.

Protip

Envejskommunikation fylder uundgåeligt en hel del til et informationsmøde.

Mødelederen skal derfor være opmærksom på risikoen for, at særligt de passive mødedeltagere taber koncentrationen i løbet af mødetiden. Der bør være tid afsat til spørgsmål og gerne løbende under mødet. Generelt skal informationsmødet holdes så kort som muligt. Overvej om alle mødedeltagere behøver være til stede under hele mødetiden.

Succeskriterie

Informationsmødet har tilvejebragt den ønskede vidensdeling mellem deltagerne.

---

Idemødet

Formål

Idemødet skal facilitere idegenerering

Mødelederens rolle

• Forberede dagsordenen: Til hvilken opgaveløsning genererer vi ideer? Mødelederen kan med fordel bryde den overordnede opgave ned i mindre underopgaver. Jo mere konkrete opgaverne er, desto mere konkrete bliver ideerne.
• Del dagsordenen med mødedeltagerne i god tid. Gerne nogle dage inden mødet. På den måde aktiverer du deltagernes idegenerering allerede inden mødet begynder.
• Fastsæt kriterierne: Billigt, hurtigt at implementere, holdbart på længere sigt eller andet. Hvad skal deltagerne prioritere i deres idegenerering?
• Overvej sammensætningen af mødedeltagere. Mange afdelinger må gerne være repræsenteret, men sammensætningen skal være ligevægtig for at skabe den mest idegenererende dynamik.
• Remedier: Whiteboard, post-its, flipoverstativ, tuscher og billeder. Idemødet er et udpræget aktivt og interagerende møde. Det er kontraproduktivt, hvis mødedeltagerne sidder bag hver deres computer. Mødelederen skal anskaffe de nødvendige remedier inden mødet.

Mødedeltagerens rolle

• Orientere sig i det udleverede materiale
• Være klar til at bidrage fra start til slut. Idemødet er en fælles indsats hele tiden ud.

Protip

Mødelederen skal være bevidst om forskellen på den åbne fase og den lukkede fase i idegenerering.

Der er ingen plads til diskussion eller granskning i den åbne fase, som udelukkende handler om at få ideer på brættet. Det er i den lukkede fase, deltagerne begynder at kvalificere ideerne. Mange idemøder går galt, fordi de to faser blandes sammen.

Succeskriterie

Idemødet har tilvejebragt eksekverbare ideer med opbakning fra de relevante interessenter.

---

Problemløsningsmødet

Formål

Problemløsningsmødet skal frembringe den bedste løsningsmulighed på et defineret problem

Mødelederens rolle

• Fastsæt dagsorden: Hvilket problem skal mødedeltagerne finde en løsning på?
• Definér problemet
• Forberede en analyse af problemet. Hvad er baggrunden for problemet, hvilke underproblemer skal mødedeltagerne tage hensyn til, og hvad er begrænsningerne i forhold til at finde en løsning?
• Udover at definere problemet skal mødelederen sørge for, at deltagerne er klædt på til en ligeværdig diskussion om den bedste løsning: Mødedeltagerne skal have det nødvendige materiale udleveret på forhånd. I tide til at kunne forstå og vurdere problemets omfang
• Fastsæt kriterierne til en løsning: Billigt, hurtigt at implementere, holdbart på længere sigt eller andet. Hvad skal deltagerne prioritere i deres vurdering af situationen?
• Styre diskussionen under mødet. Problemløsningsmødet omfatter diskussion af forskellige løsningsmuligheder. For at kunne vælge denne bedste løsning er det nødvendigt med en struktureret diskussion, hvor alle deltagere bliver hørt. Mødelederen skal facilitere diskussionen.

Mødedeltagerens rolle

• Orientere sig i det udleverede materialet
• Gøre sig overvejelser om mulige løsninger
• Forberede sig mentalt på at indgå i en diskussion inklusiv indgå kompromisser og udvise forståelse for divergerende holdninger
• Være indforstået med at en afstemning kan blive nødvendig og skal respekteres

Protip

Mødedeltagerne vil sandsynligvis have svært ved at nå til enighed. Derfor er det vigtigt i fællesskab at kunne vurdere de forskellige løsninger ud fra en fastlagt metode. Det kan eksempelvis være fordele versus ulemper ved det enkelte løsningsforslag. Mødelederen kan også bede deltagerne om at prioritere løsningsmuligheder eller prioritere dele af forskellige løsninger, hvis diskussionen går i baglås.

Succeskriterie

Vedtagelse af en løsningsmulighed med tilslutning fra - som minimum - størstedelen af mødedeltagerne.

---

Beslutningsmødet

Formål

Beslutningsmødet skal resultere i en beslutning

Mødelederens rolle

• Definér hvilken beslutning der skal træffes
• Definér de kriterier der skal tages hensyn til
• Mødedeltagerne skal have alt det nødvendige materiale udleveret på forhånd. I tide til at kunne forstå og vurdere beslutningens omfang
• Mødelederen skal styre mødet og holde fokus på mødets formål. Diskussion er nødvendigt, men en beslutning skal træffes. Beslutningen er mødets formål.
• Sørge for at alle deltagere accepterer beslutningen
• Føre beslutningen til referat

Mødedeltagerens rolle

• Orientere sig i det udleverede materiale
• Gøre sig overvejelser om de mulige udfald af mødet
• Forberede sig mentalt på at indgå i en diskussion, hvor kompromisser og forståelse for divergerende holdninger er nødvendigt
• Mødedeltagerne skal være indforstået med, at en afstemning kan blive nødvendig og respekteres

Protip

Beslutningsmødet er dybt afhængigt af de rigtige menneskers deltagelse. Hverken for mange eller for få skal være med. Det er vigtigt, at deltagerne er afklaret og parate til at træffe en beslutning. Deltagerne skal eksempelvis rådføre sig hos de relevante interessenter inden beslutningsmødet.

Succeskriterie

Mødedeltagerne har truffet en beslutning

Konklusion: Idegenereringsmetoder med de bedste resultater

Virksomheder kan med fordel implementere ovenstående principper.

Allervigtigst er dog at anerkende møders forskellige formål. Implementer betegnelserne for forskellige mødetyper i den interne kommunikation. Det vil gøre en stor forskel for kvaliteten af møder på din arbejdsplads.

Mødeeffektiviteten øges markant, når alle deltagere er indforstået med den samme overordnede præmis. Når alle deltagere kender mødetypen og mødets formål. Det bliver nemmere at arbejde i samme retning lige fra mødets begyndelse. Også selvom uenigheder og udfordringer fortsat kan opstå.

Derfor: Skriv mødetypen i overskriften til alle mødeindkaldelser. Det er et simpelt, men effektfuldt skridt mod en mere effektiv mødekultur.