Lorsque des marchandises sont transportées vers l'Union européenne, les entreprises doivent se conformer aux règles du système de contrôle à l'importation 2 (ICS2) concernant la sécurité et la sûreté.
Toutes les marchandises entrant dans l'Union européenne doivent désormais être accompagnées d'une déclaration sommaire d'entrée (ENS) en plus des documents douaniers requis. La déclaration ENS fournit des informations détaillées sur l'expédition, notamment le code SH, le nombre de colis, la description de la cargaison et les coordonnées de l'acheteur et du vendeur. Elle doit être soumise électroniquement via l'interface opérateurs partagée (STI) de l'UE, un système centralisé d'évaluation des risques qui détermine si la cargaison peut entrer dans l'UE, si elle doit faire l'objet d'une inspection plus poussée ou si l'entrée lui est refusée.
Cependant, tous les dépôts d'ENS ne sont pas identiques. En fonction des besoins de votre entreprise, vous pouvez choisir entre le dépôt unique et le dépôt multiple. Il est essentiel de comprendre la différence entre ces types de dépôt pour garantir la conformité et la continuité de vos opérations logistiques. Apprenez à faire la distinction entre les différents types de dépôts d'ENS et découvrez comment l'expertise de DFDS vous accompagne dans ce processus.
Dépôt simple
Le dépôt unique est la méthode de soumission la plus simple. Dans ce cas, DFDS prend en charge l'intégralité du processus de soumission de la déclaration ENS aux autorités européennes. Il vous suffit de fournir les informations relatives à la cargaison ainsi que les données de niveau mère (« master data »), par exemple : poids total, codes HS et nombre de colis. Nous nous occupons du reste.
Le dépôt unique est idéal pour les entreprises qui recherchent un processus entièrement géré et sans intervention de leur part. Il n'est pas nécessaire d'établir ou de maintenir une connexion avec le système STI de l'UE, car DFDS supervise l'ensemble du processus de soumission et veille à ce que toutes les données soient transmises avec précision et dans les délais.
En fonction de la complexité de l'expédition, deux types de dépôt unique sont disponibles :
Le F10 est utilisé lorsque le propriétaire de la cargaison est également l'expéditeur. Cette option s'applique lorsqu'il n'y a qu'un seul acheteur/vendeur.
Le F11 est utilisé pour les envois plus complexes impliquant plusieurs lignes de manifeste de fret avec différents vendeurs et acheteurs.
Dépôt multiple
Le dépôt multiple est une approche collaborative dans le cadre de laquelle plusieurs parties soumettent des données pour compléter la déclaration ENS. Dans cette configuration, DFDS soumet les données de niveau mère (« master data »), tandis que vous (ou votre représentant désigné) utilisez un système connecté au système STI de l'EU pour soumettre les données au niveau fille (« niveau house »).
Le dépôt multiple convient mieux aux entreprises avec des opérations logistiques complexes ou à celles nécessitant d'un contrôle direct sur les données soumises.
Veuillez noter que sur certains itinéraires, DFDS ne peut proposer que l'option de dépôt multiple.
Voici les différents types de dépôts multiples :
Le F12 est le dépôt de niveau mère (« master filing ») soumis par DFDS. Pour compléter le système ENS, le F12 doit être associé soit au F15, soit aux F14 et F16. Le F15 contient les données de niveau fille (« house-level »), notamment les informations sur l'acheteur et le vendeur, tandis que les F14 et F16 couvrent plusieurs parties : le F14 contient les détails de la cargaison au niveau fille, et le F16 les informations sur l'acheteur et le vendeur.
Le F13 est un dépôt de niveau mère (« master filing ») alternatif que nous pouvons soumettre, mais il doit être associé au F17, qui comprend à la fois les informations relatives à la cargaison et celles relatives à l'acheteur/vendeur. À l'instar du dépôt unique, qui ne permet d'enregistrer qu'un seul acheteur/vendeur, cette option est généralement utilisée lorsque le propriétaire de la cargaison en est également l'expéditeur.
Ces combinaisons offrent une certaine flexibilité dans la préparation et la soumission des données, mais chacune d'entre elles nécessite une coordination minutieuse afin de garantir la conformité réglementaire.
Combinaison de données pour un dépôt multiple
Il est essentiel que les différents dépôts F (pour « filing ») soient combinés correctement pour assurer la complétude de la déclaration ENS.
F14, F15, F16 et F17 sont des dépôts de niveau fille (« house-level ») et acheteur/vendeur (« buyer/seller-level »), soumises par le client ou son représentant désigné.
Les F12 et F13 sont des dépôts de données de niveau mère (ou « master data »), soumis par DFDS.
Les données sont appariées à l'aide du numéro de connaissement (BL) et des numéros EORI :
Le déclarant mère (« master data filer »), en l'occurrence DFDS, fournit : connaissement mère (« master BL ») + EORI du déclarant fille (« house filer »)
Le déclarant fille (« house filer ») fournit : connaissement mère (« master BL ») + EORI du déclarant mère (« master filer »)
Exigences spécifiques à l'itinéraire
Il convient de noter que les types de dépôts sont limités pour certains itinéraires.
France : seules les unités non accompagnées peuvent faire l'objet d'un dépôt multiple. Cela signifie que vous devez soumettre les données au niveau fille (« house-level ») directement ou désigner un représentant pour le faire en votre nom.
Pays-Bas : une configuration spéciale s'applique pour le dépôt multiple, en utilisant le dépôt mère (« master filing ») F13 associé au F17. Les douanes néerlandaises l'exigent, car chaque ligne de manifeste de fret doit avoir une ENS distincte afin de se conformer aux exigences en matière de dédouanement à l'importation.
L'assistance de DFDS pour satisfaire aux exigences en matière de dépôt
Que vous optiez pour un dépôt unique ou multiple, DFDS s'engage à rendre le processus fluide et totalement conforme. Dans le cas d'un dépôt unique, nous gérons l'ensemble du processus, ce qui vous permet de vous concentrer sur vos activités principales. Dans le cas d'un dépôt multiple, nous fournissons des conseils et soumettons les données mère (« master data ») ; vous (ou votre représentant désigné) devez mettre en place la connexion STI et soumettre les données de niveau fille (« house-level ») et acheteur/vendeur (« buyer/seller-level »).
En proposant ces deux options de dépôt, nous veillons à ce que les entreprises puissent se conformer efficacement aux réglementations ICS2 (en anglais), quelle que soit leur taille ou leur complexité.
