Privacyverklaring van Gotlandsbolaget

Bij DFDS hechten we veel waarde aan uw privacy. In deze Privacykennisgeving wordt uitgelegd hoe wij uw persoonlijke gegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen wanneer u met ons communiceert: of u nu een reis of een dienst boekt, onze website of mobiele apps gebruikt, of contact opneemt met onze klantenservice.

We zetten ons in om op een verantwoorde en transparante manier met uw gegevens om te gaan. We werken in overeenstemming met de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wetten. Dit betekent het volgende:

• We verzamelen alleen de persoonlijke gegevens die we nodig hebben.

• We gebruiken uw gegevens voor duidelijke en legitieme doeleinden, zoals het beheren van uw boekingen, het verbeteren van onze diensten en om u op de hoogte te houden.

• We beschermen uw gegevens met effectieve beveiligingsmaatregelen.

• U hebt rechten ten aanzien van uw gegevens, waaronder toegang, correctie en verwijdering.

Deze Privacykennisgeving is van toepassing op alle persoonsgegevens die door bedrijven van de DFDS Group worden verwerkt wanneer u gebruikmaakt van onze diensten. In sommige gevallen, zoals bij werving of indiensttreding, ontvangt u mogelijk een aparte, meer specifieke privacyverklaring.

We kunnen deze Privacykennisgeving van tijd tot tijd bijwerken. Wanneer we dat doen, publiceren we de wijzigingen op onze website, zodat u altijd weet hoe wij met uw gegevens omgaan.

DFDS A/S is de belangrijkste organisatie die verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens. Dit betekent dat wij beslissen hoe en waarom uw gegevens worden verwerkt wanneer u met ons communiceert.

Omdat DFDS opereert als een groep bedrijven in verschillende landen, kunnen sommige van onze aangesloten bedrijven ook gezamenlijk gegevens verwerken. Dit gebeurt wanneer we gezamenlijk bepalen hoe uw gegevens worden gebruikt, bijvoorbeeld wanneer diensten worden verleend door meerdere DFDS-entiteiten.

De lijst met DFDS-bedrijven en hun contactgegevens vindt u hier: vestigingen DFDS

Contactgegevens DFDS A/S (hoofdverwerker van gegevens): Adres: Marmorvej 18, DK-2100 Kopenhagen, Denemarken CVR-nummer: 14 19 47 11 Telefoon: +45 33 42 33 42

Als u vragen hebt over hoe we met uw gegevens omgaan of als u uw rechten wilt uitoefenen, kunt u altijd contact met ons opnemen via privacy@dfds.com.

DFDS verzamelt persoonsgegevens van verschillende betrokkenen via verschillende kanalen, waaronder onze website. Deze betrokkenen omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

• individuele klanten en potentiële klanten die tickets of diensten boeken;

• zakelijke klanten, potentiële klanten en hun vertegenwoordigers;

• werknemers van zakelijke klanten;

• chauffeurs in dienst van vracht- en logistieke bedrijven;

• aannemers die worden ingehuurd voor onderhouds- of reparatiediensten;

• personeelsleden (als onderdeel van personeelsboekingen);

• werknemers (als onderdeel van interne boekingen);

• exploitanten van touringcars en hun vertegenwoordigers;

• touroperators en bijbehorend personeel;

• reisbureaus en OTA's (Online Travel Agencies, online reisbureaus)

Daarnaast kan DFDS voor het aangaan of onderhouden van een zakelijke relatie persoonsgegevens verzamelen over:

• commerciële leveranciers die particulieren zijn;

• werknemers van commerciële leveranciers.

Deze personen worden in dit beleid gezamenlijk 'u' genoemd. We verzamelen op verschillende manieren persoonlijke gegevens over u om u zo goed mogelijk van dienst te zijn en om ons aanbod voortdurend te verbeteren. We doen dit wanneer u:

• reisdiensten voor passagiers/vracht/logistiek bij ons boekt;

• met ons meereist op een van onze routes;

• gebruikmaakt van onze websites, mobiele apps, chatbots, live chats of andere digitale platforms;

• websites van derden/websites van reisbureaus gebruikt;

• contact opneemt met onze klantenservice, ook via:

  • telefoongesprekken (bijv. via onze callcenters of platforms/tools van derden);

  • e-mails;

  • sms/tekstberichten;

  • socialemediaplatforms (zoals Facebook, Instagram, LinkedIn of X);

  • online contactformulieren op onze websites.

We kunnen ook persoonsgegevens verzamelen wanneer u met ons communiceert via platforms of tools van derden die worden gebruikt voor communicatie en ondersteuning, voor de afhandeling van oproepen en voor de klantenservice.

Uw gegevens worden vervolgens verwerkt voor verschillende doeleinden, waaronder:

• boekingen: boekingen bevestigen, wijzigen of annuleren, bevestigingen versturen en betalingen beheren;

• klantenondersteuning: uw vragen beantwoorden en hulp bieden;

• training en kwaliteit: om de klantenservice te verbeteren (bijv. gespreksopnamen voor training);

• dienstverlening: diensten afstemmen op uw voorkeuren en klanten een vlotte reis bieden;

• beveiliging en naleving: om fraude te voorkomen, de veiligheid te garanderen en te voldoen aan wettelijke verplichtingen;

• analytics en rapportage: om gebruikspatronen te begrijpen en onze diensten te verbeteren;

• incidenten afhandelen: om onregelmatigheden, claims of juridische procedures in goede banen te leiden;

• boekhouding, administratie en naleving van belastingregels: in overeenstemming met de toepasselijke financiële en belastingregels;

• douane: voldoen aan douanevoorschriften;

We verzamelen alleen de gegevens die we nodig hebben voor deze doeleinden en verwerken deze in overeenstemming met de rechtsgrondslagen die zijn gedefinieerd in de AVG (bijv. uitvoering van het contract, wettelijke verplichting, legitieme belangen of uw toestemming). Meer gedetailleerde informatie over de doeleinden waarvoor wij uw gegevens verwerken, vindt u hieronder: 4.a Boekingen en andere diensten Wij verzamelen persoonsgegevens wanneer u een reis, passagiers-, logistieke of vrachtdiensten boekt bij DFDS. Het soort gegevens dat wij verzamelen, is afhankelijk van of u een particuliere (B2C) of zakelijke (B2B) klant bent:

• Voor individuele klanten (B2C)

Wanneer u een ticket of dienst boekt, kunnen we persoonlijke gegevens verzamelen, zoals: volledige naam, e-mailadres, telefoonnummer, postadres, paspoortgegevens en geboortedatum, reisgegevens (bijv. route, data, voertuigregistratienummer), aankoopinformatie (bijv. wat u hebt gekocht en wanneer, evenals betalingsgegevens en het IP-adres als u online boekt), speciale assistentiebehoeften (indien van toepassing). We kunnen uw gegevens ook ontvangen van derden, zoals reisbureaus of online boekingsplatforms. Dit omvat uw contactgegevens en boekingsinformatie. Wij verwerken deze gegevens om onze overeenkomst met u na te komen (artikel 6(i)(b) van de AVG) en voor onze legitieme belangen bij het beheren van de boeking (artikel 6(1)(f) van de AVG).

• Voor zakelijke klanten (B2B)

Bij het boeken van een veerbootovertocht namens een bedrijf of voor logistieke diensten kunnen wij persoonlijke gegevens verzamelen, zoals: naam en contactgegevens van de persoon die de boeking maakt, e-mailadres en telefoonnummer, naam en contactgegevens van de chauffeur (voor vrachtboekingen), kenteken van het voertuig (vrachtwagen of trailer), eventuele vrijwillige informatie die is verstrekt om uw gebruikersaccount te beheren (bijv. gebruikersnaam, wachtwoord). We verwerken deze gegevens om ons contract met uw organisatie na te komen (artikel 6(1)(b) van de AVG) en voor onze legitieme belangen bij het beheren van de boeking (artikel 6(1)(f) van de AVG). Aanvullende doeleinden: Voor zowel (B2C als B2B) kunnen we voor de volgende doeleinden persoonsgegevens van klanten met betrekking tot boekingen verwerken:

• contact opnemen met klanten, ondersteuning bieden en communiceren met klanten over hun vragen, reserveringen en diensten. Dit omvat het beantwoorden van vragen van klanten, het verstrekken van informatie over producten en diensten, en het bieden van hulp bij eventuele problemen die ze ondervinden (we verwerken deze gegevens om contracten na te komen (artikel 6(1)(b) van de AVG) en voor legitieme belangen (artikel 6(1)(f) van de AVG);

• trainingen, waaronder het opnemen van gesprekken, rapportage/analytics, de klantervaring en voor onze legitieme belangen (artikel 6(1)(f) van de AVG);

• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen om specifieke informatie te rapporteren aan bevoegde overheidsinstanties, zoals vereist door de toepasselijke wet- en regelgeving (artikel 6(1)(c) van de AVG);

• archivering (bewijs) om informatie veilig te bewaren in het geval van een juridische noodzaak om feiten aan te tonen, evenals om een vordering af te handelen die u tegen de Verwerker zou kunnen indienen (mogelijke vaststelling, onderzoek of verdediging tegen vorderingen die ingaan tegen de uitvoering van onze legitieme belangen) (artikel 6(1)(f) van de AVG).

4.b Registratie, een account maken, contact met ons opnemen Als u zich registreert voor een dienst, evenement, wedstrijd of campagne, of als u een persoonlijk account maakt, kunnen we persoonlijke gegevens verzamelen zoals uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres.

We kunnen ook uw inloggegevens (zoals gebruikersnaam en wachtwoord) en andere informatie registreren die u tijdens de registratie of bij het invullen van het accountformulier verstrekt. Aanvullende doeleinden: We kunnen persoonsgegevens verwerken met betrekking tot de registratie, het maken van een account en als u contact met ons opneemt voor de volgende doeleinden:

• om uw aankopen te registreren en uw profiel te beheren, zodat we u gerichte informatie, aanbiedingen en producten kunnen sturen, maar ook om u te herkennen en reserveringen op te volgen bij het boeken van reizen, als onderdeel van het uitvoeren van onze overeenkomst met u (artikel 6(1)(b) van de AVG);

• om boekingen te beheren, prijsvragen te organiseren, voor deelname aan evenementen en om statistieken op te stellen, op basis van onze legitieme belangen bij het verbeteren van de diensten en de klantenbetrokkenheid (artikel 6(1)(f) van de AVG);

Als u een zakelijke klant bent, verzamelen we ook informatie over uw organisatie.

4.c Onze communicatie met u Wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, chat op de website, telefoon of sociale media, kunnen wij persoonsgegevens verzamelen zoals uw naam, contactgegevens en de inhoud van uw bericht of vraag. Doeleinden:

We kunnen persoonlijke gegevens verwerken wanneer u contact met ons opneemt en voor uw communicatievoorkeuren voor de volgende doeleinden, die van toepassing zijn op zowel B2B- als B2C-klanten:

• om te reageren op vragen, klachten te behandelen en klantenondersteuning te bieden, als onderdeel van het uitvoeren van ons contract met u (artikel 6(1)(b) van de AVG);

• om onze diensten te verbeteren, personeel te trainen en fraude te voorkomen op basis van onze legitieme belangen om de kwaliteit van de dienstverlening en de beveiliging te handhaven (artikel 6(1)(f) van de AVG);

• om u relevante updates, aanbiedingen of waarschuwingen te sturen die zijn afgestemd op uw voorkeuren, als u daarvoor marketingtoestemming hebt gegeven (artikel 6(1)(a) van de AVG);

• om telefoongesprekken op te nemen voor trainingsdoeleinden of om fraude te voorkomen en te bestrijden op basis van onze legitieme belangen om de kwaliteit van de dienstverlening en de beveiliging te handhaven (artikel 6(1)(f) van de AVG);

• om u te voorzien van relevante updates en informatie (zoals inschrijving voor nieuwsbrieven of het ontvangen van waarschuwingen met betrekking tot uw boekingen). Deze berichten zijn gebaseerd op uw toestemming (artikel 6(1)(a van de AVG) en zijn beperkt tot de voorkeuren die u actief registreert. We gebruiken gegevens die zijn verzameld via interacties met de klantenservice niet voor marketingdoeleinden, tenzij u hier uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven.

4.d Gebruik van onze websites

Wanneer u onze websites bezoekt of onze mobiele apps gebruikt, verzamelen we automatisch bepaalde technische gegevens om ervoor te zorgen dat de site goed functioneert en om uw ervaring te verbeteren. Uw browser of apparaat kan ons de volgende gegevens toesturen: de webpagina die u bezocht voordat u op onze site terechtkwam (verwijzende URL), de naam en URL van bestanden die u downloadt, de datum en tijd van uw bezoek, de hoeveelheid overgedragen gegevens, uw browsertype en -versie, uw IP-adres, de bezoekersstatus van uw apparaat (bijv. pagina succesvol geladen of fout). Wij verwerken deze informatie voor de volgende doeleinden:

• technische functionaliteit, probleemoplossing en statistische analyse; rechtsgrondslag: onze legitieme belangen bij het onderhouden en verbeteren van onze digitale diensten (artikel 6(1)(f) van de AVG).

• Als u persoonlijke gegevens verstrekt via onze website, bijvoorbeeld door een boeking te maken, een contactformulier in te dienen of een dienst aan te vragen, gebruiken we die gegevens alleen voor het specifieke doel waarvoor u ze hebt verstrekt; rechtsgrondslag: dit is nodig om ons contract met u uit te voeren of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat we een contract aangaan (artikel 6(1)(b) van de AVG, tenzij u uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven voor ander gebruik).

Wij gebruiken ook cookies en vergelijkbare technologieën om uw ervaring te verbeteren en aanvullende informatie te verzamelen. Raadpleeg voor meer informatie ons cookiebeleid. 4.e Marketing en internetgedrag DFDS gebruikt uw persoonsgegevens om u relevante informatie te verstrekken, uw ervaring op onze digitale platforms te verbeteren en onze communicatie af te stemmen op uw interesses. Dit gebeurt altijd in overeenstemming met uw voorkeuren en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Marketingactiviteiten kunnen gericht zijn op zowel B2C- als B2B-klanten.

a. Marketingcommunicatie

Als u ons toestemming geeft, kunnen we u het volgende toesturen:

• nieuwsbrieven met reisinspiratie, updates en aanbiedingen;

• promotionele e-mails over nieuwe routes, diensten of seizoensgebonden campagnes;

• herinneringen over onvolledige boekingen of aankomende reizen;

• uitnodigingen om deel te nemen aan enquêtes, prijsvragen of evenementen;

• relevante product- of service-updates en branchespecifieke inhoud.

We kunnen deze berichten personaliseren op basis van:

• uw contactgegevens (bijv. naam, e-mailadres, telefoonnummer, locatie);

• uw reis- en aankoopgeschiedenis (bijv. routes, frequentie, prijs);

• uw communicatievoorkeuren;

• uw gebruik van onze websites en apps.

Uw uitdrukkelijke toestemming (artikel 6(1)(a) van de AVG) is vereist voor directe marketing. We kunnen ons ook beroepen op legitiem belang (artikel 6(1)(f)) voor algemene klantinzichten en een betere service, waaronder de 'soft opt-in' voor bestaande klanten. U kunt zich te allen tijde afmelden voor marketing door:

• op de afmeldlink in een e-mail te klikken;

• uw accountvoorkeuren bij te werken.

• Het formulier invullen: Aanvraagformulier voor klanten | Privacyverklaring DFDS | DFDS

• Neem contact met ons op via privacy@dfds.com

b. Internetgedrag en tracking (cookies) Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om na te gaan hoe u onze websites, mobiele apps en e-mails gebruikt. Zo kunnen we:

• de prestaties en bruikbaarheid van de site verbeteren;

• gebruikersgedrag en voorkeuren analyseren;

• inhoud en aanbiedingen afstemmen op uw interesses;

• de effectiviteit van onze campagnes meten.

We gebruiken uw toestemming (artikel 6(1)(a) van de AVG) voor tracking en analyse via cookies, in overeenstemming met de ePrivacy-richtlijn. U kunt uw cookievoorkeuren op elk gewenst moment beheren via ons cookiebeleid. Met uw toestemming kunnen we het volgende verzamelen:

• bezochte pagina's, bestede tijd en klikken;

• type apparaat en browser, IP-adres en geschatte locatie;

• percentage geopende en doorgeklikte e-mails.

We kunnen deze gegevens combineren met andere informatie die we over u hebben (bijv. boekingen of profielgegevens) om een meer gepersonaliseerde ervaring te creëren. Als u toestemming geeft voor marketingcookies (artikel 6(1)(a) van de AVG), kunt u gepersonaliseerde advertenties ontvangen op platforms zoals Meta, Google en Pinterest. Met het oog hierop deelt DFDS gepseudonimiseerde identifiers, zoals uw e-mailadres, telefoonnummer, IP-adres of boekingsreferentie, met deze platforms in gehashte (gepseudonimiseerde) vorm, waardoor de gegevens onleesbaar zijn voordat ze worden gedeeld. Deze platforms gebruiken de gehashte gegevens om te controleren of u een account hebt en om advertenties te matchen waarmee u interactie hebt gehad. Vervolgens voorzien zij DFDS van geaggregeerde inzichten in campagneprestaties. We kunnen uw boekings- of interactiegegevens ook gebruiken om doelgroepen te definiëren of vergelijkbare doelgroepen te maken, zodat we gebruikers met vergelijkbare profielen kunnen bereiken. DFDS onderhoudt waar nodig overeenkomsten voor gezamenlijke verwerking (bijv. met Meta) en voldoet aan alle relevante privacyregelgeving.

Voor meer informatie over hoe deze platforms uw gegevens gebruiken en hoe u uw advertentievoorkeuren kunt beheren, verwijzen wij u naar hun respectieve privacybeleid.

c. Reclame, doelgroepen en mobiele apps Wanneer u onze mobiele apps gebruikt of met ons communiceert via sociale media, kunnen we toegang vragen tot bepaalde functies op uw apparaat, zoals:

• locatie, om havens of diensten in de buurt voor te stellen;

• foto's of contacten, alleen indien nodig voor specifieke app-functies;

• socialemediaprofiel, als u zich aanmeldt via platforms zoals Facebook of Instagram.

We kunnen ook beperkte persoonlijke informatie (bijvoorbeeld uw e-mailadres, telefoonnummer, naam en adres) in gehashte vorm delen met advertentieplatforms zoals Meta, Google en Pinterest. Deze gegevens worden in Meta gebruikt om:

• uw gegevens te matchen voor advertentietargeting;

• te meten hoe goed onze advertenties presteren;

• Vergelijkbare doelgroepen samenstellen (groepen met dezelfde interesses als onze bestaande gebruikers).

Deze gegevens worden in Pinterest gebruikt om:

• conversies aan Pinterest-activiteiten te koppelen, waarbij de gehashte e-mail verwijderd na het koppelen.

En in Google wordt dit gebruikt om:

• advertenties te koppelen aan daadwerkelijke aankopen;

• te verbeteren hoe we de effectiviteit van advertenties meten;

• anonieme prestatierapporten te genereren.

Google verwerkt deze gegevens strikt vertrouwelijk en gebruikt ze niet om u persoonlijk te identificeren of om deze informatie te delen met andere adverteerders. Alle gegevens worden gecodeerd en behandeld volgens het beleid van Google voor het gebruik van beperkte gegevens. We gebruiken deze gegevens alleen met uw uitdrukkelijke toestemming (artikel 6(1)(a) van de AVG). U kunt uw toestemming op elk gewenst moment beheren of intrekken via onze cookie-instellingen of ons privacydashboard. Zie voor meer informatie ons cookiebeleid. d. Voorspellende doelgroepen en AI/ML-technologieën

We kunnen gebruikmaken van technologieën voor kunstmatige intelligentie (AI) en machine-learning (ML), met inbegrip van functies die worden geleverd door ons Customer Data Platform (CDP), om klantgedrag te analyseren en voorspellende doelgroepen samen te stellen. Met deze technologieën kunnen we onze diensten personaliseren, de relevantie van onze marketing verbeteren en de betrokkenheid van onze klanten optimaliseren. We gebruiken uw gegevens alleen voor deze doeleinden in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Uw gegevens worden niet gedeeld met derden voor hun eigen modeltraining. Waar nodig vertrouwen we op uw uitdrukkelijke toestemming (artikel 6(1)(a) van de AVG) voor marketinggerelateerde profilering, en op legitiem belang (artikel 6(1)(f) van de AVG) of contractuele noodzaak (artikel 6(1)(b) van de AVG) voor serviceoptimalisatie en analyse. We gebruiken geen gevoelige gegevens of gegevens uit speciale categorieën bij deze processen, en we treffen toereikende maatregelen om uw privacy te beschermen. 4.g Ongepast gedrag en misbruik van onze diensten/beveiliging en veiligheid aan boord

Bij DFDS hebben de veiligheid en het welzijn van alle passagiers, bemanningsleden en schepen de hoogste prioriteit. In zeldzame gevallen waar het gedrag van een passagier een risico vormt, kunnen we stappen ondernemen om toekomstige incidenten te voorkomen. We beperken de reis als een passagier eerder:

• de veiligheid van zichzelf, anderen of het vaartuig in gevaar heeft gebracht;

• agressief, bedreigend of ongepast gedrag heeft vertoond;

• de veiligheidsvoorschriften of instructies van de bemanning niet heeft opgevolgd.

Deze passagiers kunnen op een interne controlelijst worden geplaatst en tijdelijk worden beperkt bij het boeken of reizen met DFDS. Deze beslissing wordt genomen na een grondig intern onderzoek en in overeenstemming met onze Algemene voorwaarden. In dergelijke gevallen kunnen we de naam en contactgegevens van de passagier, details van het incident en de duur van de reisbeperking registreren. Deze gegevens worden gebruikt om de beperking af te dwingen en worden niet verder gedeeld dan nodig is voor operationele en wettelijke doeleinden. Deze verwerking is gebaseerd op het legitieme belang van DFDS om de veiligheid te waarborgen en toekomstige incidenten te voorkomen (artikel 6(1)(f) van de AVG).

DFDS zet zich in voor de bescherming van de privacy en persoonsgegevens van kinderen en jongeren. We verzamelen en verwerken alleen gegevens van kinderen wanneer dat nodig is voor reizen of dienstverlening, en we passen strikte waarborgen toe in overeenstemming met de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Gegevens van kinderen worden alleen gebruikt voor het doel van:

• reisdiensten te boeken of verzorgen, speciale zorg of assistentie te verlenen, indien nodig, op basis van contractuele noodzaak (artikel 6(1)(b) van de AVG): het leveren van reisdiensten;

• veiligheid en naleving van wettelijke vereisten te waarborgen om te voldoen aan veiligheids- en vervoersvoorschriften (artikel 6(1)(c) van de AVG).

We passen krachtige beveiligingsmaatregelen toe, waaronder versleuteling en beperkte toegang, om de gegevens van kinderen te beschermen tegen onbevoegde toegang of misbruik.

De gegevens die we kunnen verzamelen, zijn onder meer de naam en geboortedatum van het kind, reisgegevens en boekingsreferentie, behoeften aan speciale assistentie, contactgegevens van ouders, voogden of aangewezen volwassenen (voor niet-begeleide minderjarigen).

Ouders of wettelijke voogden hebben de rechten uit de AVG om toegang te krijgen tot de gegevens van hun kind en om onjuiste informatie te corrigeren of te verwijderen. Wilt u deze rechten uitoefenen, dan kunt u contact met ons opnemen via het aanvraagformulier: Klantverzoekformulier | DFDS Privacyverklaring | DFDS of op privacy@dfds.com.

Als u meer wilt weten over de reisvoorschriften voor kinderen en jongeren, raadpleeg dan onze algemene voorwaarden.

DFDS gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën op onze websites en boekingssystemen om uw ervaring te verbeteren, het gebruik te analyseren en gepersonaliseerde inhoud te leveren.

Raadpleeg ons cookiebeleid voor gedetailleerde informatie over de soorten cookies die we gebruiken, hoe ze werken en hoe u uw voorkeuren kunt beheren.

Persoonsgegevens worden intern gedeeld tussen divisies binnen de organisatie van DFDS, aangezien onze bedrijfsonderdelen boekingssystemen delen. We hebben intern beleid en afspraken om een adequaat beschermingsniveau te garanderen, ongeacht waar uw gegevens zich bevinden binnen DFDS.

We werken samen met derden, waaronder socialemediaplatforms zoals Pinterest, Meta Platforms en andere platforms zoals het Google Marketing Platform en Microsoft Bing, om je relevante informatie en gepersonaliseerde advertenties te tonen. Soms delen we je gegevens met deze platforms voor marketingdoeleinden. In bepaalde gevallen worden je gegevens gezamenlijk door DFDS en deze platforms beheerd, bijvoorbeeld wanneer we promoties uitvoeren of je op jou toegspitste advertenties tonen. Bij deze partnerschappen zorgen we er altijd voor dat je privacy is beschermd. Ook kun je het privacybeleid van elk platform controleren om te zien hoe je gegevens worden verwerkt. Specifiek voor deze doeleinden heeft DFDS een overeenkomst met Meta Platforms, die je hier kunt bekijken.

Wanneer DFDS optreedt als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke, zijn alle in dit privacybeleid beschreven rechten ook volledig van toepassing op deze vorm van gegevensverwerking.

DFDS maakt ook gebruik van derden om persoonsgegevens namens ons op te slaan en te verwerken, bijv. hostingproviders en externe leveranciers van statistische en analytische tools in verband met het uitvoeren van enquêtes. Deze derden handelen als gegevensverwerkers krachtens de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met onze gedocumenteerde instructies. DFDS zorgt ervoor dat de derden in kwestie alle noodzakelijke veiligheidsmaatregelen hebben getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Als we een verzoek ontvangen van een autoriteit of een rechtbank, kunnen we uw persoonsgegevens aan hen vrijgeven indien dit nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, vgl. artikel 6, lid 1, punt c), van de AVG.

DFDS kan uw persoonsgegevens delen met bedrijven in de DFDS Groep indien dit noodzakelijk is voor de volgende doeleinden, in het bijzonder om uw overtocht uit te voeren:

• Om betalingen voor uw reizen en aankopen te verwerken, kunnen we samenwerken met derden die betalingsdiensten aanbieden. In veel gevallen voeren deze betalingsdienstaanbieders ook fraudecontroles uit; wanneer ze dit doen, hanteren ze hun eigen privacybeleid met betrekking tot de manieren waarop ze uw persoonsgegevens gebruiken.

• DFDS kan geaggregeerde statistieken over onze klanten, verkopen, verkeerspatronen, lidmaatschappen van klantenkaarten en gerelateerde site-informatie verstrekken aan externe partners.

• In het geval we onroerend goed verkopen, of om de veiligheid van DFDS, zijn werknemers en anderen te waarborgen, of in het geval we een deel van het bedrijf of de activa van het bedrijf verkopen of liquideren.

Daarnaast kan DFDS informatie over onze klanten verstrekken aan derden die namens ons diensten of functies leveren, waaronder verwerking van betaalkaarten, bedrijfsanalyses, klantenservice, marketing of distributie van enquêtes.

We kunnen ook derden machtigen om namens ons informatie te verzamelen, inclusief indien nodig om de functies van onze website te beheren of om de levering van onlineadvertenties die zijn afgestemd op uw interesses, te vergemakkelijken.

Specifiek voor aangepaste doelgroepenbenadering via Meta-platforms

U kunt ervoor kiezen om gepersonaliseerde advertenties en aanbiedingen te ontvangen op de socialemediaplatforms van Meta. Om relevante informatie en gepersonaliseerde advertenties weer te geven, kunnen we bepaalde identificatiegegevens (zoals uw e-mailadres, telefoonnummer, IP-adres of uw passagiersnaam) in een gepseudonimiseerd (gehasht) formaat delen met derden. Wij gebruiken bijvoorbeeld het programma voor aangepaste doelgroepen van Meta voor, onder andere, het weergeven van gepersonaliseerde advertenties en aanbiedingen op Meta-platforms, waaronder Meta Messenger en Instagram. We kunnen dit programma ook gebruiken om u uit te sluiten van reclamecampagnes op Meta-platforms, zoals irrelevante communicatie of aanbiedingen.

Om Meta in staat te stellen te bepalen of u een account hebt op een van de platforms van Meta, delen wij een gepseudonimiseerde (gehashte) identificatiecode met Meta. Meta levert ons op zijn beurt alleen geaggregeerde gegevens over de effectiviteit van een reclamecampagne. Dit zijn gegevens die niet direct naar u te herleiden zijn. Op deze manier proberen wij er alles aan te doen om uw persoonsgegevens veilig en vertrouwelijk te houden.

Om ons publiek voor een specifieke advertentiecampagne te bepalen, kunnen we uw boekingsgegevens gebruiken of de gegevens die we verzamelen wanneer u onze websites, mobiele apps of andere digitale media gebruikt. Daarnaast kan Meta de persoonsgegevens die het over u verzamelt gebruiken om een vergelijkbaar publiek samen te stellen, zodat we via Meta nieuwe doelgroepen kunnen bereiken. Kom meer te weten over hoe Meta uw gegevens gebruikt voor het programma voor aangepaste doelgroepen en hoe u kunt bepalen hoe informatie over u wordt gebruikt door Meta om de advertenties die u te zien krijgt te personaliseren. U kunt ook Meta`s privacybeleid raadplegen.

Als u niet langer wilt dat we u opnemen in de programma's die we gebruiken om relevante informatie en gepersonaliseerde advertenties weer te geven via Meta-platforms, stuur dan een e-mail naar privacy@dfds.com om uw toestemming in te trekken. Gebruik bij het verzenden van deze e-mail het e-mailadres waarvoor u uw toestemming wilt intrekken.

Voor specifieke diensten, apps, evenementen, wedstrijden of campagnes kunnen wij uw gegevens delen met derden die niet in dit Privacybeleid worden beschreven, bijvoorbeeld wanneer wij een campagne of een evenement organiseren in samenwerking met een partner of wanneer wij hun diensten in onze apps integreren. Wij zullen u hierover informeren wanneer u zich registreert voor de dienst, het evenement, de wedstrijd of de campagne, of wanneer u de app downloadt. Dergelijke uitwisselingen zullen in overeenstemming zijn met de wetgeving inzake gegevensbescherming en alleen met betrouwbare derden plaatsvinden.

Wij streven er altijd naar om u duidelijk te informeren over het gebruik en de mogelijke openbaarmaking van uw informatie wanneer dergelijke informatie wordt verkregen. Als dit niet uitvoerbaar is op het moment van verzamelen, zullen wij u zo snel mogelijk informeren, tenzij er een legitieme reden is om dit niet te doen, zoals wanneer het nodig is voor de preventie of opsporing van een misdrijf of wanneer dit anderszins wettelijk vereist is.

DFDS kan uw persoonsgegevens overdragen naar landen buiten het land waar u woont, inclusief landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), om diensten te verlenen, boekingen te beheren of bedrijfsactiviteiten te ondersteunen. Uw gegevens kunnen internationaal worden overgedragen wanneer:

• u reizen boekt waarbij meerdere landen betrokken zijn;

• bedrijven uit onze groep of partners opereren vanuit andere rechtsgebieden;

• onze serviceproviders (bijv. IT-ondersteuning, cloudhosting) buiten de EER zijn gevestigd.

We werken bij alle internationale gegevensoverdrachten met toereikende beveiligingsmaatregelen, waaronder:

• standaardcontractbepalingen (SCC's) die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie;

• gegevensverwerkingsovereenkomsten met derden;

• aanvullende technische en organisatorische maatregelen, zoals versleuteling en toegangscontroles.

Dankzij deze maatregelen krijgen uw persoonlijke gegevens een beschermingsniveau dat aansluit op het niveau dat wordt vereist door de AVG.

DFDS maakt voornamelijk gebruik van externe datahostingproviders met datacenters binnen de Europese Unie (EU) of Europese Economische Ruimte (EER). In bepaalde gevallen kunnen persoonsgegevens echter worden opgevraagd of verwerkt vanuit landen buiten de EU/EER, inclusief, maar niet beperkt tot de Verenigde Staten. In dergelijke gevallen treft DFDS passende maatregelen, zoals standaardcontractbepalingen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie of andere wettelijk erkende mechanismen, om een adequaat niveau van gegevensbescherming te waarborgen in overeenstemming met hoofdstuk V van de AVG.

DFDS bewaart uw persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is om aan onze contractuele verplichtingen te voldoen, te reageren op uw vragen, te voldoen aan wettelijke vereisten en legitieme zakelijke belangen te ondersteunen. Bewaartermijnen variëren afhankelijk van het type gegevens en het doel waarvoor ze zijn verzameld. Dit zijn de algemene bewaarprincipes:

• We bewaren gegevens alleen zolang als nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

• Waar dit wettelijk verplicht is, bewaren we gegevens langer om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

• Als we een legitiem belang hebben (bijvoorbeeld in het geval van een juridisch geschil), kunnen we gegevens langer bewaren dan de standaardperiode.

Hieronder vindt u de regels voor het bewaren van gegevens voor afzonderlijke processen bij DFDS: a. Boekingsinformatie Persoonsgegevens met betrekking tot boekingen worden bewaard gedurende een periode die overeenkomt met de tijd gedurende welke DFDS onderworpen kan zijn aan juridische claims. Hieronder vallen gegevens zoals naam, contactgegevens, reisgeschiedenis en betalingsgegevens. De bewaartermijn is maximaal 5 jaar, tenzij een langere periode wettelijk vereist is of gerechtvaardigd wordt door een specifiek geval. b. Persoonlijke profielen en e-mailabonnementen Als u een DFDS-profiel maakt of zich inschrijft voor onze e-maildiensten, bewaren wij uw gegevens om toekomstige boekingen en communicatie te vergemakkelijken. Onze gegevens worden bewaard totdat u uw profiel verwijdert of u zich afmeldt voor communicatie. Profielen die 3 jaar inactief blijven, worden automatisch verwijderd om de nauwkeurigheid van de gegevens te behouden. c. Gespreksopnamen In sommige landen worden gesprekken met de klantenservice opgenomen voor documentatie en kwaliteitsborging. De bewaartermijn is maximaal 2 jaar, afhankelijk van lokale wettelijke vereisten. d. Gegevens over aankopen aan boord We kunnen naar uw instapkaart vragen wanneer u aankopen doet aan boord om statistieken te verzamelen. Gegevens die worden gebruikt voor statistische doeleinden, worden geanonimiseerd of verwijderd zodra ze niet langer nodig zijn. e. Marketingtoestemming Als u een persoonlijk profiel registreert of zich inschrijft voor een e-maildienst van DFDS, slaan wij uw persoonlijke gegevens op totdat u het profiel verwijdert, zich afmeldt voor onze marketingberichten of niet langer onze marketingberichten wilt ontvangen. Als u na 2 weken niet reageert, zullen we u uitschrijven voor marketingberichten. Omdat we actuele informatie over onze klanten willen, zullen we u regelmatig aanmoedigen om vereiste wijzigingen in uw profiel aan te brengen. Als uw profiel 3 jaar lang niet is gebruikt of geactiveerd, verwijderen we het.

Bij DFDS nemen we de beveiliging van uw persoonlijke gegevens serieus. Wij implementeren een reeks technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik of wijziging.

We beschermen uw gegevens door:

• Encryptie: alle persoonlijke gegevens die tijdens het boekingsproces worden ingevoerd, worden gecodeerd met behulp van beveiligde serversoftware (SSL/TLS) voordat ze worden verzonden.

• Veilige verwerking van betalingen: wanneer u online betaalt, wordt u doorgestuurd naar een beveiligde betaalpagina die wordt beheerd door onze vertrouwde betaalserviceprovider. DFDS verwerkt of bewaart uw betaalkaartgegevens niet.

• Toegangscontroles: de toegang tot persoonlijke gegevens wordt beperkt tot bevoegd personeel en is onderworpen aan strikte interne beleidsregels.

• Monitoren en testen: we controleren onze systemen regelmatig en voeren beveiligingsbeoordelingen uit om kwetsbaarheden te identificeren en aan te pakken.

Betalingsbeveiliging

Alle online betalingen worden verwerkt door gecertificeerde derde partijen die voldoen aan de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Als u vragen heeft over hoe er met uw betalingsgegevens wordt omgegaan, kan DFDS u helpen door namens u contact op te nemen met de betalingsprovider. Incidentbestrijding

In het onwaarschijnlijke geval van een datalek dat een risico vormt voor uw rechten en vrijheden, zullen we:

• de relevante toezichthoudende autoriteit zonder onnodige vertraging op de hoogte stellen;

• betrokken personen informeren indien dat wettelijk verplicht is;

• onmiddellijk stappen ondernemen om de gevolgen te beperken en herhaling te voorkomen.

U kunt contact opnemen met DFDS om een van de rechten uit te oefenen waarover u beschikt onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder

• (A) het recht op toegang tot uw gegevens en rectificatie;

• (B) het recht om uw gegevens te wissen;

• (C) het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken;

• (D) het recht op gegevensoverdraagbaarheid;

• (E) het recht om bezwaar te maken tegen verwerking; en

• (F) het recht om toestemming in te trekken.

(A) Recht op toegang en rectificatie: U hebt het recht om ons te vragen naar kopieën van uw persoonsgegevens of om ons te vragen informatie te rectificeren waarvan u denkt dat deze onjuist is. Er zijn enkele uitzonderingen, wat betekent dat u niet altijd alle informatie ontvangt die wij verwerken. Maar als hoofdregel kunt u altijd contact met ons opnemen en om uw informatie vragen. (B) Recht op wissen: U kunt ons in bepaalde omstandigheden vragen om uw persoonsgegevens te wissen. (C) Recht op beperking van de verwerking: U hebt het recht om ons te vragen de verwerking van uw gegevens te beperken en een vergelijkbaar recht om bezwaar te maken tegen de verwerking. (D) Recht op gegevensoverdraagbaarheid: U hebt het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerde, algemeen gebruikte en machineleesbare indeling (gegevensoverdraagbaarheid). (E) Recht om bezwaar te maken U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit betekent dat u ons kunt vragen om uw persoonsgegevens niet langer te verwerken. Dit is alleen van toepassing als de grondslag van 'legitieme belangen' (inclusief profilering) de rechtsgrondslag voor de verwerking vormt. U kunt te allen tijde en zonder kosten bezwaar maken tegen directe marketing als uw persoonsgegevens voor dit doel worden verwerkt, waaronder profilering voor zover dit verband houdt met directe marketing. Als u dit recht uitoefent, zullen wij uw persoonsgegevens niet langer voor dergelijke doeleinden verwerken. (F) Recht op intrekking van toestemming U hebt het recht om uw toestemming op elk gewenst moment in te trekken. We hebben duidelijke en eenvoudige instructies voor elk type toestemming dat u hebt gegeven om dit proces te vereenvoudigen:

• E-mails: klik op de afmeldlink in een van onze e-mails om geen berichten meer te ontvangen.

• Accountvoorkeuren: pas uw communicatievoorkeuren aan in uw accountinstellingen (indien beschikbaar).

• Mobiele meldingen: wijzig de instellingen van uw smartphone om pushmeldingen en locatiegegevens te beheren.

Voor aanvullende hulp kunt u altijd rechtstreeks contact opnemen met DFDS. Wilt u gedetailleerde informatie over het intrekken van toestemming voor cookies en vergelijkbare technologieën die op onze websites en mobiele apps worden gebruikt, dan verwijzen wij u naar ons cookiebeleid. Beperkingen en voorwaarden Er kunnen voorwaarden of beperkingen aan deze rechten verbonden zijn. Het is daarom bijvoorbeeld niet zeker dat u in een specifiek geval het recht op gegevensoverdraagbaarheid hebt: dit hangt af van de specifieke omstandigheden van de verwerkingsactiviteit. U kunt altijd contact met ons opnemen om hiernaar te vragen. Hetzelfde geldt voor sommige van de andere rechten. Specifiek voor EES/ETIAS en UK ETA DFDS kan responscodes opslaan die zijn ontvangen van het Entry/Exit Systeem (EES), het European Travel Information and Authorisation System (ETIAS) en de systemen van de UK Electronic Travel Authorisation (ETA) om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Er kunnen echter bepaalde uitzonderingen op de rechten van betrokkenen gelden onder de EU-wetgeving en de Britse wetgeving. Deze uitzonderingen kunnen de mogelijkheid beperken om rechten uit te oefenen zoals toegang, verwijdering of rectificatie in specifieke omstandigheden, waaronder:

• Nationale veiligheid

• Wetshandhaving

• Openbaar belang

• Vertrouwelijkheidsverplichtingen

• Operationele noodzaak

• Historische, statistische of onderzoeksdoeleinden

• Nauwkeurigheid en integriteit van gegevens

DFDS kan optreden als een onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke bij het opslaan van responscodes ontvangen van het Entry/Exit-systeem (EES), het European Travel Information and Authorisation-systeem (ETIAS) en de Electronic Travel Authorisation-systemen (ETA) van het Verenigd Koninkrijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. In deze context beoordeelt DFDS verzoeken om rechten van betrokkenen in overeenstemming met de toepasselijke EU-wetgeving en Britse wetgeving inzake gegevensbescherming. Als DFDS niet de oorspronkelijke bron van de gegevens is of wettelijk beperkt wordt om aan een verzoek te voldoen, wordt personen geadviseerd om rechtstreeks contact op te nemen met de relevante autoriteit:

• Voor EES en ETIAS: eu-LISA

• Voor UK ETA: UK Home Office

Alle verzoeken van betrokkenen die DFDS ontvangt, worden per geval beoordeeld. Indien van toepassing zal DFDS advies geven of het verzoek doorsturen naar de bevoegde autoriteit.

U kunt altijd contact met ons opnemen over de gegevens die we hebben geregistreerd. U kunt vragen om een beschrijving van de persoonlijke informatie die we hebben verzameld en verwerkt, alsmede de soorten ontvangers: aan wie DFDS deze informatie bekendmaakt of zou kunnen bekendmaken.

U kunt ook contact met ons opnemen als u wilt dat wij onjuiste informatie corrigeren, wissen of blokkeren. DFDS probeert altijd zo snel mogelijk te reageren op geldige verzoeken.

Als u wilt dat wij uw gegevens wissen, vul dan dit formulier in.

We vragen u vriendelijk om alle verzoeken of vragen te sturen naar privacy@dfds.com

Als u zich hebt aangemeld voor onze e-mailnieuwsbrief, kunt u zich altijd afmelden via de link in de nieuwsbrief of door contact op te nemen met DFDS via het bovenstaande e-mailadres.

Als u vragen hebt over deze Privacykennisgeving, of als u inzicht wilt in de persoonsgegevens die over u worden bijgehouden, kunt u contact met ons opnemen via privacy@dfds.com.

Als u liever contact opneemt met het callcenter bij u in de buurt, dan kan dat absoluut. Een medewerker helpt u dan met uw vragen.

Zijn uw zorgen niet naar tevredenheid afgehandeld? Dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. Als u een klacht wilt indienen, verwijzen wij u naar het volgende:

Datatilsynet (Deens agentschap voor gegevensbescherming) Carl Jacobsens Vej 35 2500 Valby

We kunnen deze Privacykennisgeving van tijd tot tijd herzien om wijzigingen in onze diensten, wettelijke verplichtingen of praktijken voor gegevensbescherming weer te geven. Updates kunnen vereist zijn wegens:

• de introductie van nieuwe functies of diensten;

• voldoen aan wijzigingen in de toepasselijke wetgeving;

• verduidelijken of verbeteren hoe we onze praktijken uitleggen.

Wanneer we belangrijke wijzigingen doorvoeren, zullen we ons redelijkerwijs inspannen om de betrokken personen via de juiste kanalen te informeren, afhankelijk van de aard en de impact van de wijziging. Dit kan het volgende omvatten:

• een bericht op onze website plaatsen;

• een banner of melding weergeven op onze digitale platforms;

• e-mailmeldingen sturen naar personen van wie we de contactgegevens hebben;

• berichten in de app weergeven voor gebruikers van onze mobiele toepassingen.

Voor algemene wijzigingen werken we de datum 'laatst bijgewerkt' bovenaan deze Privacykennisgeving bij. Wij beschouwen dit als een toereikende kennisgeving.

Door gebruik te blijven maken van onze website of diensten na een update, bevestigt en accepteert u de herziene Privacykennisgeving. We raden u aan deze pagina regelmatig te bekijken om op de hoogte te blijven van de manier waarop we uw persoonlijke gegevens beschermen.